Administrar un condominio con éxito no es tarea fácil. Dado que pagan cuotas a una asociación de propietarios en su comunidad de condominios, las personas que viven allí tienen grandes expectativas sobre cómo la asociación debe de administrar su dinero. Además de determinar la asignación de fondos, también es su responsabilidad mantener las áreas comunes y decidir lo que los propietarios pueden o no pueden hacer con su propiedad. Esta obligado a escuchar muchas opiniones cada día y debe de comprender que no todos estarán contentos con sus decisiones. Solo puede esforzarse por ser minucioso y justo con la administración de la asociación de propietarios.

1.- Identificar áreas primarias de responsabilidad

Un programa de software puede ayudarlo a determinar las obligaciones principales del condominio. Algunos de los más comunes incluyen:

• Mantenimiento de edificios y albercas.
• Jardinería.
• Mantenimiento de salas recreativas y otros espacios comunes compartidos.
• Recoja de basura y reciclaje.
• Seguridad del edificio.
• Respuesta de emergencia, intento de robo, incendio y otros eventos no planificados.
• Responsabilizar a los propietarios de condominios de cumplir con el reglamento del condominio.
• Resolución de quejas.
• Realización de reuniones mensuales con la asociación de propietarios.
• Cobro de cuotas de mantenimiento.

Una vez que tenga una compresión clara de sus responsabilidades principales, puede avanzar con un plan de gestión comunitaria de condominios.

2.- Determine cuánta asistencia externa necesita para operar

Administrar una comunidad de condominios es un trabajo demasiado grande para hacerlo solo. Necesitará la asistencia de proveedores externos para proporcionar varios tipos de mantenimiento, como la recolección de la basura y el corte del césped. Después de revisar sus necesidades y presupuesto, recopile las cotizaciones de precios de varias empresas locales y contrate a las que puedan brindarle la más alta calidad de servicio al precio más asequible. Usted debe ser quien determine qué constituye un trabajo de calidad. Si sus proveedores no pueden cumplir con sus estándares, no duden en reemplazarlos.

3.- Tómese su tiempo para crear el presupuesto anual

Recomendamos que los gerentes de las asociaciones de condominios envíen una encuesta a los propietarios durante el último trimestre del año. Esto le dará mucho tiempo para recopilar los resultados y hacer un seguimiento de aquellos que no respondan. Cuando llega el momento de comenzar con el presupuesto anual, es una buena idea usar un programa de hoja de cálculo.

Para asegurarse de que el presupuesto cubra todos los gastos necesarios, comience enumerando las áreas más grandes de reparación, como la pintura exterior. Luego querrá asignar cantidades adecuadas para las siguientes áreas:

• Mantenimiento y señalización de las vialidades.
• Limpieza general y mantenimiento.
• Control de plagas.
• Jardinería.
• Mantenimiento de albercas.

Por supuesto, estas son solo algunas de las áreas generales de gastos que debe de asignar en su presupuesto anual. Si conoce otros, asegúrese de dejarles espacio. También deberá dejar algunos fondos disponibles para emergencias.

4.- Aproveche al máximo las reuniones con la asociación de propietarios

La reunión mensual con los residentes del condominio es la oportunidad perfecta para abordar inquietudes de manera respetuosa y eficiente. Recuerde que la mayoría de la batallas legales con las asociaciones de condominios comienza con un pequeño problema que el propietario del condominio consideró que no se abordó adecuadamente.