Un administrador de condominios cumple con varias responsabilidades importantes que son esenciales para el buen funcionamiento del condominio. Estos incluyen mantenimiento de áreas comunes, facturación y cobranza, comunicación con el propietario, aplicación de las reglas, gestión de los proveedores, gestión e informes financieros, gestión de riesgos y tareas administrativas. Analicemos cada uno de estos a continuación:
1. Mantenimiento de Áreas Cómunes
El administrador debe asegurarse de que todas las áreas comunes y las comodidades permanezcan limpias y en buen estado. Esto a menudo significa realizar inspecciones del sitio, atender solicitudes de mantenimiento y contratar proveedores cuando sea necesario. La seguridad también es una prioridad principal, ya que pueden pasar muchas cosas a los residentes mientras usan las áreas comunes. Cualquier lesión que ocurra en el sitio podría responsabilizar a la asociación.
2. Facturación y Cobros
El administrador tiene la responsabilidad de cobrar las cuotas, enviar facturas a los propietarios. También debe de rastrear y administrar la morosidad, y esto podría significar imponer cargos por pago atrasado, ofrecer planes de pago.
3. Comunicación con los propietarios y el comité
La comunicación juega un papel importante, el administrador es responsable de mantener una línea de comunicación abierta, ya sea con los propietarios o el comité.
Esto incluye enviar avisos a tiempo, facilitar la creación de boletines y asegurarse que los residentes tengan fácil acceso a la información relevante. También significa atender las líneas telefónicas y las bandejas de entrada de correo electrónico para cualquier inquietud que surja de los propietarios. Sin embargo, a menudo es mejor tener un software de gestión que permita un método de comunicación más ágil.
4. Cumplimiento del reglamento
El administrador debe de tener un buen conocimiento del reglamento del condominio. Esto le permitirá hacer cumplir las reglas de manera más consistente y completa. Parte de la descripción del trabajo es realizar inspecciones frecuentes en busca de infracciones y enviar avisos de infracciones. Sin embargo, tenga en cuenta que el administrador no tiene la última palabra en estos asuntos. Los administradores todavía tienen que ceder ante la decisión de la junta e implementarla en consecuencia.
5. Gestión de proveedores
A menudo, es necesario emplear ayuda externa para llevar a cabo diferentes funciones. Por ejemplo, un condominio necesitaría contratar a un proveedor para realizar reparaciones. El administrador de condominios sería el responsable de preparar solicitudes de propuestas, ayudar al comité a elegir un proveedor, coordinar con los proveedores existentes y garantizar que los proveedores hagan un buen trabajo.
6. Gestión e informes financieros
La gestión financiera es el aspecto más difícil de la administración. Pero, un administrador de condominios también puede ayudar con esto. El administrador estaría a cargo de la contabilidad, preparar los estados financieros mensuales para la revisión de la junta. El administrador también puede ayudar al comité a planificar y mantenerse dentro del presupuesto.
7. Deberes administrativos
Aparte de las enumeradas anteriormente, hay otras tareas que los administradores deben cumplir que son de naturaleza más administrativa. Estos incluyen revisiones de contratos, respuesta a las inquietudes de los propietarios y servicios de emergencia fuera del horario de atención.
