No es fácil planificar y prepararse cuidadosamente para el presupuesto anual del condominio, pero es fundamental para el éxito diario y a largo plazo de la comunidad. Cada año, la junta tiene la tarea de supervisar los presupuestos operativos y de reserva y ajustarlos en consecuencia para satisfacer mejor las necesidades del condominio.

Presupuestos operativos vs de reserva

Los condominios deben de tener un presupuesto operativo y de reserva. Si bien el presupuesto operativo paga los servicios diarios, servicios públicos, cuidados del jardín y los gastos de la oficina, el presupuesto de reserva existe para cubrir proyectos inesperados, como reparación por desastres naturales o cualquier otro tipo de deterioro o gasto imprevisto. La junta debe de realizar estudios de reserva ocasionales como una herramienta de planificación mientras consideran y se preparan para el futuro del condominio.

Qué incluir en el presupuesto operativo

No prepararse para el próximo año puede crear problemas innecesarios y potencialmente graves para el condominio. Una revisión anual sólida eliminará la necesidad de ajustar constantemente el presupuesto a lo largo del año y siempre debe de incluir estos gastos más comunes del condominio:

• Reservar fondos suficientes para los servicios regulares de cuidado de jardines, el mantenimiento de la piscina y otro mantenimiento estándar es fundamental para mantener la reputación de un condominio y la satisfacción de los condóminos.
• Seguros/Impuestos. La junta no solo debe incluir las primas de seguro anuales del condominio en su revisión del presupuesto, sino que también es importante considerar cómo cubrirán su deducible en caso de que ocurra un desastre y necesiten hacer un reclamo inesperado. Los impuestos y las mejoras y el mantenimiento de las áreas comunes también deben considerarse siempre en la planificación del presupuesto.
• Costes administrativos. Los presupuestos operativos deben de incluir el costo de los servicios que se emplean para ayudar a administrar con éxito el condominio, los profesionales legales o financieros y los contratistas de mantenimiento.
• Si bien algunos tipos de gastos son predecibles, es posible que la cantidad necesaria cada año no sea siempre la misma. Debido a que el costo de la energía, el agua, el gas y otros servicios públicos cambia constantemente, es una buena idea planificar un aumento anual de hasta el 5%.
• Servicio de proveedores. Debido a que los condominios generalmente usan muchos proveedores de servicios, siempre es una buena idea revisar los contratos de los proveedores y ajustar el presupuesto para cualquier aumento de costos. Este también es un buen momento para que la junta considere negociar tarifas y solicitar información de seguros actualizada en cada proveedor actual.

Con la seguridad financiera del condominio en sus manos, las juntas pueden abrumarse fácilmente cuando se les asigna la tarea de revisar el presupuesto anual. Determinar las necesidades y deseos del condominio y priorizar los proyectos e consecuencia es fundamental para agilizar el proceso y tomar las mejores decisiones de la comunidad.